FAQ

Виберіть цікаву для вас категорію:

• Самостійне впровадження

Самостійне впровадження:

Чи можна впровадити інструменти управління та систематизувати компанію самостійно?

Так. Якщо ви - власник бізнесу або маєте право впливати на організаційну складову всього бізнесу - ви можете впровадити інструменти управління самостійно. Для цього ми підготували для вас ряд кроків, які потрібно виконати для запуску того чи іншого інструменту управління. Вони вказані в електронних курсах, у розділі "Навчання".

У шаблонах регламентів і наказів зустрічаються незрозумілі формулювання. Я  можу їх замінити?

Ви можете змінювати документи на власний розсуд. Ми рекомендуємо не змінювати лише самі назви інструментів управління, а саме: оргструктура, функціональні обов'язки, показники ефективності та щотижневе планування. Заміна цих понять загрожує тим, що у співробітників буде розбіжність між новими правилами роботи і тим, як вони називаються в самій системі.

Чи можу призначити електронні курси підлеглим?

Так. Ви можете це зробити через розділ "Навчання", вкладку "Курси підлеглих" та натиснувши кнопку "Призначити курс". Зверніть увагу на те, що курси орієнтовані на власника бізнесу. І викладена там інформація може бути неправильно інтерпретована підлеглим.

У шаблонах регламентів і наказів зустрічаються незрозумілі формулювання. Я  можу їх замінити?

Чи можна впровадити інструменти управління та систематизувати компанію самостійно? У шаблонах регламентів і наказів зустрічаються незрозумілі формулювання. Я  можу їх замінити?

• Впровадження з консультантом

Впровадження з консультантом:

Хто такий консультант?

Консультант - експерт у галузі систематизації бізнесу, який допомагає власнику навести лад у компанії за рахунок впровадження та ефективного застосування інструментів управління. Консультант Систематора має наступну компетенцію та кваліфікацію: від 5 років досвіду роботи консультантом із систематизації бізнесу, від 5 років проведення бізнес-навчання, від 100 систематизованих компаній, що впровадили інструменти управління, від 5 років досвід ведення власного бізнесу, від 5 років управлінського досвіду

>

Яке головне завдання консультанта?

Головне завдання консультанта: допомогти власнику компанії максимально ефективно впровадити та успішно застосовувати інструменти управління для зростання доходів, масштабування компанії та виходу власника з оперативної діяльності

Навіщо залучати консультанта до впровадження?

Консультанта слід залучати з кількох причин:
1) Впровадження інструментів управління відбувається у кілька разів швидше та ефективніше за рахунок використання досвіду консультанта, а також додаткового контролю за впровадженням інструментів управління, компанія економить фінансові та часові ресурси; 2) Власник компанії не робить помилки при впровадженні та застосуванні інструментів управління, що тягнуть за собою додатковий час на виправлення допущених помилок та фінансові витрати.
3) Консультант дізнається про компанію зсередини, розуміє специфіку її діяльності та рівень системності компанії, що значно впливає на швидкість і якість впровадження інструментів управління при систематизації

Скільки часу може зайняти систематизація компанії?

Систематизація компанії - це комплекс дій щодо впровадження інструментів управління для розвитку. Один із важливих факторів – час власника, який він може присвячувати систематизації компанії. Систематизувати компанію за допомогою інструментів управління "Систематор" можна за 2-3 місяці за високої динаміки систематизації. При залученні консультанта використання інструментів управління проходить швидше

Чи враховує консультант специфіку діяльності компанії?

Консультант допомагає оптимізувати інструменти управління з урахуванням специфіки діяльності компанії, щоб інструменти управління давали максимальний ефект від застосування, не були впроваджені формально та не потребували виправлення. Для розуміння специфіки діяльності та ситуації в компанії консультант ставить питання власнику під час регулярних координацій. Консультант "Систематор" має досвід систематизації компаній у різних сферах діяльності та враховує особливості та ситуацію компанії, якій допомагає із систематизацією

Консультант контролює терміни виконання завдань із систематизації компанії?

Консультант контролює графік виконання завдань із впровадження інструментів управління, підтримує, нагадує та мотивує власника та учасників проектної групи своєчасно та якісно виконувати завдання впровадження

Що таке проектна група?

Проектна група - це ключові співробітники компанії, які спільно з власником впроваджують та застосовують інструменти управління, допомагають власнику із систематизацією компанії

У шаблонах регламентів і наказів зустрічаються незрозумілі формулювання. Я  можу їх замінити?

Консультант надає моральну підтримку власнику компанії та учасникам проектної групи при систематизації компанії, регулярно ініціює спілкування з власником компанії мотивуючи його до виконання завдань із систематизації компанії та виходу з оперативної діяльності

Де можна взяти додаткову інформацію щодо систематизації компанії?

Консультант регулярно проводить вебінари, на яких відповідає на запитання власників присвячені систематизації компанії, впровадженню та застосуванню інструментів управління

Які основні функції консультанта?

Основні функції консультанта "Систематор":
1. Допомагає правильно сформувати цілі систематизації та підібрати інструменти, які дозволять систематизувати компанію швидко та якісно;
2. Допомагає виявити пріоритетні області в компанії, які потребують систематизації; 3. Проводить регулярні онлайн координації з власником та проектною групою компанії з консультаціями щодо впровадження інструментів управління та їх ефективного застосування;
4. Надає консультації в телефонному та онлайн режимі з ініціативи власника компанії щодо впровадження та застосування інструментів управління;
5. Надає власнику компанії інформацію про нові інструменти управління (систематизації): відеоуроки, шаблони, інструкції, регламенти, бланки документів; 6. Аналізує потребу компанії у додаткових продуктах Систематора та надає інформацію щодо цих продуктів;
7. Проводить вебінари для учасників Систематора з практичною інформацією щодо впровадження та застосування інструментів управління в компанії

які основні інструменти використовує консультант у своїй роботі?

У своїй роботі консультант використовує такі інструменти:
1. Таблиця завдань із термінами щодо впровадження інструменту управління;
2. Координації з власником (проектною групою); 3. Чек-лист "Аудит системності компанії"; 4. "Угода" з власником компанії;
5. Чек-лист "Прикінцева перевірка впровадження інструментів управління";
6. "Програма корекції інструментів управління" після завершення впровадження інструментів;
7. Моральна підтримка власника

Які є варіанти супроводу компанії консультантом під час її систематизації?

1. Впровадження: індивідуальний супровід процесу впровадження інструментів управління консультантом у компанії; 2. Супровід: консультації у процесі впровадження та застосування інструментів управління в компанії; 3. Запитання-відповідь: індивідуальні консультації з похвилинною тарифікацією дзвінка

Коли слід залучати консультанта до систематизації компанії?

Залучати консультанта до систематизації компанії можна на будь-якому етапі впровадження інструментів управління. Навіть якщо ви вже почали впроваджувати інструменти та користуватися Систематором, але хочете переконатися, що все робили і робите правильно. Консультант "Систематор" проаналізує правильність дій і допоможе ефективно впровадити інструменти управління, що залишилися

У якому форматі відбувається координація з консультантом?

Координації з консультантом відбуваються в дистанційному форматі за допомогою Skype, Zoom, Google Meet або інших програм за погодженням з консультантом

Як часто потрібно координуватися з консультантом?

Координуватися з консультантом потрібно відповідно до узгодженої між консультантом та власником динаміки систематизації компанії. Найпоширеніший варіант: координація в Skype 1-2 години на тиждень

Як погоджується дата та час консультації?

Дата та час консультації узгоджуються між власником та консультантом в індивідуальному порядку

Скільки за часом триває координація з консультантом?

Координація з консультантом може тривати від 10 хвилин до 2 годин. Тривалість координації узгоджується заздалегідь між власником компанії та консультантом "Систематор"

Чи можна запросити консультанта приїхати в компанію?

Консультант може приїхати до компанії для "живої" роботи та впровадження інструментів управління. Умови відвідування компанії узгоджуються консультантом в індивідуальному порядку

• інструмент управління “Оргструктура”

інструмент управління “Оргструктура”:

Як навести порядок у розподілі праці в компанії?

Для цього, в першу чергу, потрібно визначити ряд функцій, що виконуються в компанії. Потім відобразити їх в оргструктурі та розподілити за структурою співробітників. Кожен співробітник матиме доступ до актуальної оргструктури з переліком функцій, відповідальних та керівників. Таким чином ви наведете порядок у розподілі праці у своїй компанії

Як сформувати оргструктуру в Систематор?

Щоб сформувати оргструктуру в Систематор для початку необхідно пройти навчальний курс "Оргструктура компанії" у розділі "Навчання". В курсі детально розписано, як формувати оргструктуру

У чому цінність оргструктури для власника та директора компанії?

Власник та директор компанії знають перелік загальних функцій, які мають виконуватися для активного розвитку організації на поточному етапі та знають, які функції зараз виконуються співробітниками в організації та які функції мають бути додані до оргструктури та виконуватися на наступному етапі розвитку компанії. Важливо й те, що співробітник звертаються безпосередньо до співробітника, за яким закріплена функція в оргструктурі, та:
- не відволікає безпосереднього чи інших керівників підрозділів фразами на кшталт “хто у нас у компанії цим займається”
- не ходить по офісу і не відволікає співробітників із питанням “до кого підійти з такого питання”
- не припиняє вирішувати проблему, аргументуючи це фразою “не знаю до кого звернутися”

У чому цінність оргструктури для керівників?

За допомогою оргструктури керівники компанії можуть легше розподілити функції між співробітниками, враховуючи моменти, пов'язані з робочим навантаженням та мотивацією співробітників. Керівники бачать які підрозділи та функції перебувають у зоні їхньої відповідальності, а також до кого та з яких питань у компанії можна звертатися

У чому цінність оргструктури для співробітників компанії?

Розуміння співробітником зони своєї відповідальності. Співробітники бачать, які функції існують у компанії та за якими функціями вони закріплені. Важливо, що працівник виконує лише ті функції та обов'язки, які узгоджені з безпосереднім керівником і не виконує неузгоджені функції, за які не несе відповідальності та не отримує заробітну плату, таким чином відсутня формальність у виконанні функцій та не відбувається зниження рівня лояльності співробітника до компанії. Також співробітник візуально бачить на оргструктурі хто зі співробітників компанії за які функції відповідальний і розуміє до кого з яких питань можна звертатися, що значно підвищує швидкість комунікації в компанії

Як оргструктура впливає на швидкість комунікації та вирішення проблем?

Швидкість вирішення проблем у компанії збільшується за рахунок того, що співробітники звертаються один до одного безпосередньо відповідно до їхнього функціоналу. Співробітники не надсилають запити на вирішення проблеми через керівників підрозділів, які кидають виконувати свої обов'язки та починають займатися проблемою співробітника, яку він може вирішити сам поспілкувавшись із відповідним співробітником на оргструктурі

Як оргструктура впливає на відповідальність співробітників?

Відповідальність співробітника за закріплені його функції підвищується, т.к. тільки він відповідальний за виконання функції і ніхто інший. Відсутня можливість сказати це не моє, мені за це не платять, я роблю чужу роботу. Між співробітниками відсутні моменти перекидання функцій один на одного з аргументацією “це не моє, нехай інший робить цю роботу, мені за це не платять”

Чому вакантна функція закріплена за мною?

Це можливе лише у випадку, коли ви є керівником вакантної функції. Адже в компанії мають виконуватися всі функції згідно з оргструктурою. А якщо за функцією не закріплений співробітник, то відповідальність за виконання цієї функції лежить на прямому керівнику цієї функції. Для того, щоб ця функція була закріплена не за вами - потрібно або призначити її співробітнику (запропонувавши зміни структури), або сприяти пошуку на зовнішньому ринку фахівця, який виконуватиме її (якщо співробітник для виконання цієї функції запланований у штатному розкладі компанії)

У співробітників немає кнопки "Режим редагування" і вони не можуть пропонувати зміни структури?

Не всі працівники повинні мати доступ до режиму редагування структури. Тому за умовчанням ця функція відключена у всіх, крім адміністратора. Для надання окремим співробітникам доступу до режиму редагування потрібно їх вписати в розділі "Панель управління" --> "Оргструктура". Ця панель доступна лише адміністратору

• інструмент управління "Функціональні обов'язки"

інструмент управління "Функціональні обов'язки":

У чому цінність наявності "Функціональних обов'язків" для власника, директора та керівників компанії?

Наявність "Функціональних обов'язків" створює розуміння у керівника співробітника щодо необхідного рівня компетенцій та кваліфікації співробітника. Формує певні очікування, якою результативністю повинен мати співробітник, який займає цю посаду. Наявність "Функціональних обов'язків" створює розуміння у керівника щодо функцій та обов'язків співробітників підрозділу, які можна розподілити між співробітниками підрозділу з метою отримання очікуваних результатів та оптимізації навантаження на співробітників. Знання керівником функціональних обов'язків співробітника допомагає сформувати "Профіль посади співробітника" для подання інформативної заявки на пошук та підбір кандидата на цю вакансію

Навіщо співробітнику потрібні "Функціональні обов'язки"?

Наявність описаних "Функціональних обов'язків" створює у співробітника розуміння які функції та обов'язки йому потрібно виконувати, що від нього чекає керівник, які продукти посади він зобов'язаний надавати. Наявність описаних "Функціональних обов'язків" допомагає співробітнику швидше приступити до виконання функціональних обов'язків, показати очікуваний результат, зарекомендувати себе як експерта у своїй галузі діяльності значно швидше, ніж якщо опису функціональних обов'язків немає, і співробітник не розуміє які функції виконувати і які результати на посаді від нього чекає керівник. Наявність опису функціональних обов'язків допомагає сформувати показники ефективності співробітника для оцінки його результативності, ґрунтуючись на передбачуваних функціях

Як описати "Функціональні обов'язки" у Систематор?

Щоб сформувати "Функціональні обов'язки" в Систематор для початку необхідно пройти навчальний курс "Функціональні обов'язки" у розділі "Навчання". Другим кроком буде формування функціональних обов'язків з кожної посади відповідно до оргструктури на основі наданих шаблонів функціональних обов'язків. Третій крок - введення на посаду співробітників із сформованих функціональних обов'язків кожної посади

Хто може коригувати функціональні обов'язки?

Тільки керівник цієї функції. Сам співробітник може доповнювати свій функціональний обов'язок лайфхаками, факапами та регулярними діями

• інструмент управління "Показники ефективності"

інструмент управління "Показники ефективності"

Навіщо потрібні "Показники ефективності" для власника, директора та керівників компанії?

1. Керівник співробітника може оцінити результативність співробітника не інтуїтивно, а на основі конкретних показників та числових значень;
2. Керівник співробітника має чітке розуміння про результативність співробітника та може приймати аргументовані та обґрунтовані рішення про кар'єрне просування співробітника та про зростання його фінансової мотивації;
3. Керівник вибудовує взаємодію та комунікацію зі співробітниками на основі його результативності. Рівень лояльності керівника залежить від рівня досягнення показників ефективності працівника

Навіщо співробітнику потрібні "Показники ефективності"?

1. Співробітник має можливість впливати на кар'єрний розвиток та зростання фінансової мотивації за рахунок досягнення планових показників ефективності посади;
2. Співробітник розуміє, що його дії та результативність оцінюються об'єктивно, відповідно до досягнутих значень показників ефективності, а не упереджено;
3. Співробітники компанії бачать результативність один одного на дашбордах, що відображають показники ефективності, розуміють рівень вкладу іншого співробітника у розвиток компанії.

Як сформувати "Показники ефективності" у Систематор?

Щоб сформувати "Показники ефективності" в Систематор для початку необхідно пройти навчальний курс "Показники ефективності" у розділі "Навчання". Другим кроком буде формування показників ефективності з кожної посади у сформованій оргструктурі компанії на основі наданих шаблонів показників ефективності. Третій крок, обговорення із співробітником закріпленого за ним показника ефективності в оргструктурі компанії

Як додати показник ефективності співробітнику?

Через його "Функціональні обов'язки". Адже досягнення планових показників - це один із обов'язків співробітника

Я не можу додати власний показник ефективності?

При додаванні показника ефективності співробітнику – ви можете вибрати показник ефективності з бази, але не можете додати свій. Для цього вам потрібно додати написаний вами показник до бази показників. І потім вибрати його при додаванні співробітнику зі списку, що випадає. У такому разі вашим показником зможуть скористатися інші керівники. Доступ до бази показників знаходиться в розділі "Панель управління" -> "Показники". Ця панель доступна лише адміністратору

• інструмент управління "Тижневе планування"

інструмент управління "Щотижневе планування"

Як підвищити результативність співробітників за допомогою планування?

Наявність плану дозволяє спланувати час для виконання більшої кількості завдань за день, що відбивається на зростанні ефективності працівника. План завдань на тиждень і день дозволяє утримати увагу на поточних завданнях і діях, а не розпорошуватися на потокові спонтанні задачі, втрачаючи ефективність дій

У чому цінність наявності Плану для власника, директора та керівників компанії?

Керівник, під час погодженням тижневого плану співробітника, адекватно оцінює його завантаження, і розуміє, які завдання реально будуть виконані протягом тижня. Керівник відразу бачить недозавантаженість підлеглого і може додати завдання до виконання. Керівник адекватно оцінює ефективність працівника згідно з тижневим планом, а не передбачає інтуїтивно, що працівник дуже завантажений або що він нічого не робить. На підставі плану керівник може передбачати рівень результативності та потенціал кар'єрного розвитку співробітника: скільки завдань, за який проміжок часу, яку складність завдання виконує співробітник

Навіщо співробітнику планувати свої дії?

Якісне планування дозволяє бути результативнішим, досягати більше, ніж інші співробітники. Дозволяє співробітнику нарощувати свої показники, що впливає на кар'єрний та фінансовий розвиток

Як впровадити щотижневе планування у Систематор?

Щоб впровадити щотижневе планування, для початку необхідно пройти навчальний курс "Тижневе планування" у розділі "Навчання". Другим кроком буде формування тижневого плану співробітником з кожної функції відповідно до оргструктури. Третій крок – відправка сформованого плану співробітника на затвердження керівнику

• Технічні питання

Технічні питання

Документ в електронному курсі - не редагується?

Для редагування файлу - вам потрібно його спочатку завантажити собі на ПК (Файл -> Завантажити). А потім – редагувати

Електронні курси - не відкриваються?

Це – індивідуальний випадок. Адже курси мають відкриватися на всіх гаджетах. Навіть на мобільному телефоні. Зверніться до нашої служби підтримки "Ця електронна адреса захищена від спам-ботів. Вам необхідно увімкнути JavaScript, щоб побачити її. за додатковими інструкціями

Де зберігаються дані?

Дані зберігаються на європейських серверах

Я не можу зайти під своїм логіном та паролем?

Якщо ви створювали компанію - ваш логін та пароль є в скриньці вхідних листів. Якщо ваш обліковий запис додали в рамках компанії - зверніться до співробітника, який створив ваш обліковий запис. Якщо це не допомогло - зверніться до нашої служби підтримки Ця електронна адреса захищена від спам-ботів. Вам необхідно увімкнути JavaScript, щоб побачити її.

Я не можу зайти у функціональні обов'язки/плани/показники ефективності своїх колег?

За замовчуванням - в системі налаштовані права таким чином, що ви можете бачити функціональні обов'язки/плани/показники ефективності лише своїх та своїх підлеглих. Якщо у вас є необхідність побачити ці інструменти управління інших співробітників, зверніться до адміністратора системи для налаштування відповідних прав. Це робиться в розділі "Панель управління" -> "Співробітники". Ця панель доступна лише адміністратору

Як змінити пароль?

Для зміни пароля - зайдіть у розділ "Профіль". Для цього натисніть на аватарку (у правому верхньому кутку екрана) та перейдіть до розділу "Безпека"

Я не можу зайти в плани співробітника через оргструктуру?

Якщо ви раніше це могли зробити - то швидше за все проблема в тому, що ви зараз перебуваєте в систематорі під іншим обліковим записом (наприклад - під обліковим записом свого підлеглого). У такому разі допоможе повторний вхід у систему

Хто має доступ до даних моєї компанії?

Доступ до даних вашої компанії є тільки у вас та співробітників, яких ви самі додали до системи. Усі паролі до облікових записів зберігаються на захищених таблицях баз даних у зашифрованому вигляді. Ми гарантуємо збереження внесених вами даних згідно з "Політикою конфіденційності"

• Питання оплати

Питання оплати

Як відбувається оплата?

Система електронних платежів зараз перебуває в процесі реалізації. Тому поки що - згідно з договором між ТОВ "Систематор" та фіз/юр. особою. За деталями звертайтесь до служби підтримки поштою або за вказаними телефонами

Чи можна зареєструвати більше однієї компанії? І як оплачувати такі компанії?

Так. Ви можете створити необмежену кількість компаній. Також, за наявності більше однієї компанії, ви зможете надавати співробітникам доступ до кількох компаній одночасно. І в кожній з компаній, співробітник бачитиме свою структуру, свої обов'язки, плани та показники ефективності. Оплата проводиться за кожною компанією окремо

Що станеться, якщо я не оплачую послуги вчасно?

Спочатку – вам прийде письмове повідомлення з нагадуванням оплати. Якщо протягом 14 календарних днів оплати не буде – функції платної системи будуть відключені