FAQ

Выберите интересующую вас категорию:

• Самостоятельное внедрение

Самостоятельное внедрение:

Можно ли внедрить инструменты управления и систематизировать компанию самостоятельно?

Да. Если вы - владелец бизнеса или имеете право влиять на организационную составляющую всего бизнеса - то вы можете внедрить инструменты управления самостоятельно. Для этого мы подготовили для вас ряд пошаговых действий, которые нужно выполнить для запуска того или иного инструмента управления. Они указаны в электронных курсах, в разделе "Обучение".

В шаблонах регламентов и приказов встречаются непонятные формулировки. Я  могу их заменить?

Вы можете менять документы на свое усмотрение. Мы рекомендуем не менять только сами названия инструментов управления, а именно: Оргструктура, функциональные обязанности, показатели эффективности и еженедельное планирование. Замена этих понятий чревата тем, что у сотрудников будет разбежность между новыми правилами работы и тем как они называются в самой системе.

Могу ли я назначить электронные курсы подчиненным?

Да. Вы можете это сделать через раздел "Обучение", вкладку "Курсы подчиненных", и нажав кнопку "Назначить курс". При этом обратите внимание на то, что курсы ориентированы на владельца бизнеса. И изложенная там информация может быть неправильно интерпретирована подчиненным.

В шаблонах регламентов и приказов встречаются непонятные формулировки. Я  могу их заменить?

Можно ли внедрить инструменты управления и систематизировать компанию самостоятельно? В шаблонах регламентов и приказов встречаются непонятные формулировки. Я могу их заменить?

• Внедрение с консультантом

Внедрение с консультантом:

Кто такой консультант?

Консультант - эксперт в области систематизации бизнеса, помогающий владельцу навести порядок в компании за счет внедрения и эффективного применения инструментов управления. Консультант Систематора обладает следующей компетенцией и квалификацией: от 5 лет опыта работы консультантом по систематизации бизнеса, от 5 лет проведения бизнес-обучения, от 100 систематизированных компаний внедривших инструменты управления, от 5 лет опыт ведения собственного бизнеса, от 5 лет управленческого опыта

Какая главная задача консультанта?

Главная задача консультанта: помочь владельцу компании максимально эффективно внедрить и успешно применять инструменты управления для роста доходов, масштабирования компании и выхода владельца из оперативной деятельности

Зачем привлекать консультанта к внедрению?

Консультанта следует привлекать по нескольким причинам:
1) Внедрение инструментов управления происходит в несколько раз быстрее и эффективнее за счет использования опыта консультанта, а также дополнительного контроля внедрения инструментов управления, компания экономит финансовые и временные ресурсы;
2) Владелец компании не совершает ошибки при внедрении и применении инструментов управления, влекущие за собой дополнительное время на исправление допущенных ошибок и финансовые расходы.
3) Консультант узнает компанию изнутри, понимает специфику ее деятельности и уровень системности компании, что значительно влияет на скорость и качество внедрения инструментов управления при систематизации

Сколько времени может занять систематизация компании?

Систематизация компании - это комплекс действий по внедрению инструментов управления для развития компании. Один из важных факторов - время владельца, которое он может посвящать систематизации компании. Систематизировать компанию с помощью инструментов управления "Систематор" можно за 2-3 месяца при высокой динамике систематизации. При привлечении консультанта внедрение инструментов управления проходит быстрее

Учитывает ли консультант специфику деятельности компании?

Консультант помогает оптимизировать инструменты управления с учетом специфики деятельности компании, чтобы инструменты управления давали максимальный эффект от применения, не были внедрены формально и не нуждались в исправлении. Для понимания специфики деятельности и ситуации в компании консультант задает вопросы владельцу при регулярных координаций. Консультант "Систематор" имеет опыт систематизации компаний в разных сферах деятельности и учитывает особенности и ситуацию компании, которой помогает с систематизацией

Контролирует ли консультант сроки выполнения задач по систематизации компании?

Консультант контролирует график выполнения задач по внедрению инструментов управления, поддерживает, напоминает и мотивирует владельца и участников проектной группы своевременно и качественно выполнять задачи внедрения

Что такое проектная группа?

Проектная группа - это ключевые сотрудники компании, которые совместно с владельцем внедряют и применяют инструменты управления, помогают владельцу с систематизацией компании

В шаблонах регламентов и приказов встречаются непонятные формулировки. Я  могу их заменить?

Консультант оказывает моральную поддержку владельцу компании и участникам проектной группы при систематизации компании, регулярно инициирует общение с владельцем компании мотивируя его к выполнению задач по систематизации компании и выходу из оперативной деятельности

Где можно взять дополнительную информацию по систематизации компании?

Консультант регулярно проводит вебинары, на которых отвечает на вопросы владельцев посвященные систематизации компании, внедрению и применению инструментов управления

Какие основные функции консультанта?

Основные функции консультанта "Систематор" следующие:
1. Помогает правильно сформировать цели систематизации и подобрать инструменты, которые позволят систематизировать компанию быстро и качественно;
2. Помогает выявить приоритетные области в компании нуждающиеся в систематизации;
3. Проводит регулярные онлайн координации с владельцем и проектной группой компании с консультациями по внедрению инструментов управления и их эффективному применению;
4. Предоставляет консультации в телефонном и онлайн режиме по инициативе владельца компании по внедрению и применению инструментов управления;
5. Предоставляет владельцу компании информацию о новых инструментах управления (систематизации): видеоуроки, шаблоны, инструкции, регламенты, бланки документов;
6. Анализирует потребность компании в дополнительных продуктах Систематора и предоставляет информацию по данным продуктам;
7. Проводит вебинары для участников Систематора с практической информацией о внедрении и применении инструментов управления в компании

акие основные инструменты использует консультант в своей работе?

В своей работе консультант использует следующие инструменты:
1. Таблица задач со сроками по внедрению инструмента управления;
2. Координации с владельцем (проектной группой);
3. Чек-лист "Аудит системности компании";
4. "Соглашение" с владельцем компании;
5. Чек-лист "Заключительная проверка внедрения инструментов управления";
6. "Программа коррекции инструментов управления" после завершения внедрения инструментов;
7. Моральная поддержка владельца

Какие есть варианты сопровождения компании консультантом при ее систематизации?

1. Внедрение: индивидуальное сопровождение процесса внедрения инструментов управления консультантом в компании;
2. Сопровождение: консультации в процессе внедрения и применения инструментов управления в компании;
3. Вопрос-ответ: индивидуальные консультации с поминутной тарификацией звонка

Когда следует привлекать консультанта к систематизации компании?

Привлекать консультанта к систематизации компании можно на любом этапе внедрения инструментов управления. Даже если вы уже начали внедрять инструменты и пользоваться Систематор, но хотите убедиться, что все делали и делаете правильно. Консультант "Систематор" проанализирует правильность действий и поможет эффективно внедрить оставшиеся инструменты управления

В каком формате проходит координация с консультантом?

Координации с консультантом происходят в дистанционном формате с помощью программ Skype, Zoom, Google Meet или других программ по согласованию с консультантом

Как часто нужно координироваться с консультантом?

Координироваться с консультантом нужно согласно согласованной между консультантом и владельцем динамике систематизации компании. Наиболее распространенный вариант: координация в Skype 1-2 часа в неделю

Как согласовывается дата и время консультации?

Дата и время консультации согласовывается между владельцем и консультантом в индивидуальном порядке

Сколько по времени длится координация с консультантом?

Координация с консультантом может длиться от 10 минут до 2 часов. Продолжительность координации согласовывается заранее между владельцем компании и консультантом "Систематор"

Можно ли пригласить консультанта приехать в компанию?

Консультант может приехать в компанию для "живой" работы и внедрения инструментов управления. Условия посещения компании консультантом согласовываются в индивидуальном порядке

• Инструмент управления “Оргструктура”

Инструмент управления “Оргструктура”:

Как навести порядок в распределении труда в компании?

Для этого, в первую очередь, нужно определить ряд выполняемых функций в компании. Затем отобразить их в оргструктуре и распределить по структуре сотрудников. У каждого сотрудника будет доступ к актуальной оргструктуре с перечнем функций, ответственных и руководителей. Таким образом вы наведете порядок в распределении труда в своей компании

Как сформировать оргструктуру в Систематор?

Чтобы сформировать оргструктуру в Систематор для начала необходимо пройти обучающий курс "Оргструктура компании" в разделе "Обучение". В курсе детально расписано как формировать оргструктуру

В чем ценность оргструктуры для владельца и директора компании?

Владелец и директор компании знают перечень общих функций, которые должны выполняться для активного развития организации на текущем этапе и знают, какие функции сейчас выполняются сотрудниками в организации и какие функции должны быть добавлены в оргструктуру и выполняться на следующем этапе развития компании. Немаловажно и то, что сотрудник обращаются напрямую к сотруднику за которым закреплена функция в оргструктуре, и:
- не отвлекает непосредственного или других руководителей подразделений фразами типа “кто у нас в компании этим занимается”
- не ходит по офису и не отвлекает сотрудников с вопросом “к кому подойти по такому-то вопросу”
- не прекращает решать проблему аргументируя это фразой “не знаю к кому обратиться”

В чем ценность оргструктуры для руководителей?

С помощью оргструктуры руководители компании могут легче распределить функции между сотрудниками, учитывая моменты связанные с рабочей нагрузкой и мотивацией сотрудников. Руководители видят какие подразделения и функции находятся в зоне их ответственности, а также к кому и по каким вопросам в компании можно обращаться

В чем ценность оргструктуры для сотрудников компании?

Понимание сотрудником зоны своей ответственности. Сотрудники видят, какие функции существуют в компании и за какими функциями они закреплены. Важно, что сотрудник выполняет только те функции и обязанности, которые согласованы с непосредственным руководителем и не выполняет несогласованные функции, за которые не несет ответственность и не получает заработную плату, таким образом отсутствует формальность в выполнении функций и не происходит снижение уровня лояльности сотрудника к компании. Также, сотрудник визуально видит на оргструктуре кто из сотрудников компании за какие функции ответственный и понимает к кому по каким вопросам можно обращаться, что значительно повышает скорость коммуникации в компании

Как оргструктура влияет на скорость коммуникации и решения проблем?

Скорость решения проблем в компании увеличивается за счет того, что сотрудники обращаются друг к другу напрямую в соответствии с их функционалом. Сотрудники не отправляют запросы на решение проблемы через руководителей подразделений, которые бросают выполнять свои обязанности и начинают заниматься проблемой сотрудника, которую он может решить сам пообщавшись с соответствующим сотрудником на оргструктуре

Как оргструктура влияет на ответственность сотрудников?

Ответственность сотрудника за закрепленные за ним функции повышается, т.к. только он ответственных за выполнение функции и никто другой. Отсутствует возможность сказать “это не мое”, “мне за это не платят”, “я делаю чужую работу”. Между сотрудниками отсутствуют моменты перекидывания функций друг на друга с аргументацией“ это не мое, пусть другой делает эту работу, мне за это не платят”

Почему вакантная функция закреплена за мной?

Это возможно только в случае, когда вы руководитель вакантной функции. Ведь в компании должны выполняться все функции согласно оргструктуры. А если за функцией не закреплен сотрудник - то ответственность за выполнение этой функции лежит на прямом руководителе этой функции. Для того, чтобы эта функция была закреплена не за вами - нужно либо назначить ее сотруднику (предложив изменения структуры), либо способствовать поиску на внешнем рынке специалиста, который будет ее выполнять (если сотрудник для выполнения этой функции запланирован в штатном расписании компании)

У сотрудников нет кнопки "Режим редактирования" и они не могут предлагать изменения структуры?

Не все сотрудники должны иметь доступ к режиму редактирования структуры. Поэтому по умолчанию - эта функция отключена у всех, кроме администратора. Для предоставления отдельным сотрудникам доступа к режиму редактирования - нужно их вписать в разделе "Панель управления" --> "Оргструктура". Эта панель доступна только администратору

• Инструмент управления "Функциональные обязанности"

Инструмент управления "Функциональные обязанности":

В чем ценность наличия "Функциональных обязанностей" для владельца, директора и руководителей компании?

Наличие "Функциональных обязанностей" создает понимание у руководителя сотрудника о необходимом уровне компетенций и квалификации сотрудника. Формирует определенные ожидания какой результативностью должен обладать сотрудник занимающий данную должность. Наличие "Функциональных обязанностей" создает понимание у руководителя по функциям и обязанностям сотрудников подразделения, которые можно распределить между сотрудниками подразделения с целью получения ожидаемых результатов и оптимизации нагрузки на сотрудников. Знание руководителем функциональных обязанностей сотрудника помогает сформировать "Профиль должности сотрудника" для подачи информативной заявки на поиск и подбор кандидата на даную вакансию

Зачем сотруднику нужны "Функциональные обязанности"?

Наличие описанных "Функциональных обязанностей" создает у сотрудника понимание какие функции и обязанности ему нужно выполнять, что от него ждет руководитель, какие продукты должности он обязан предоставлять. Наличие описанных "Функциональных обязанностей" помогает сотруднику быстрее приступить к выполнению функциональных обязанностей, показать ожидаемый результат, зарекомендовать себя как эксперта в своей области деятельности значительно быстрее, чем если описания функциональных обязанностей нет, и сотрудник не понимает какие точно функции выполнять и какие результаты на должности от него ждет руководитель. Наличие описания функциональных обязанностей помогает сформировать показатели эффективности сотрудника для оценки его результативности основываясь на предполагаемых функциях

Как описать "Функциональные обязанности" в Систематор?

Чтобы сформировать "Функциональные обязанности" в Систематор для начала необходимо пройти обучающий курс "Функциональные обязанности" в разделе "Обучение". Вторым шагом будет формирование функциональных обязанностей по каждой должности согласно оргструктуры на основе предоставленных шаблонов функциональных обязанностей. Третий шаг - ввод в должность сотрудников по сформированным функциональным обязанностям каждой должности

Кто может корректировать функциональные обязанности?

Только руководитель этой функции. Сам сотрудник может дополнять свою функциональную обязанность лайфхаками, факапами и регулярными действиями

• Инструмент управления "Показатели эффективности"

Инструмент управления "Показатели эффективности"

Зачем нужны "Показатели эффективности" для владельца, директора и руководителей компании?

1. Руководитель сотрудника может оценить результативность сотрудника не интуитивно, а на основе конкретных показателей и числовых значений;
2. Руководитель сотрудника имеет четкое понимание о результативности сотрудника и может принимать аргументированные и обоснованные решения о карьерном продвижении сотрудника и о росте его финансовой мотивации;
3. Руководитель выстраивает взаимодействие и коммуникацию с сотрудниками на основе его результативности. Уровень лояльности руководителя зависит от уровня достижения показателей эффективности сотрудника

Зачем сотруднику нужны "Показатели эффективности"?

1. Сотрудник имеет возможность влиять на карьерное развитие и рост финансовой мотивации за счет достижения плановых показателей эффективности должности;
2. Сотрудник понимает, что его действия и результативность оцениваются объективно, согласно достигнутых значений показателей эффективности, а не предвзято;
3. Сотрудники компании видят результативность друг друга на дашбордах, отражающих показатели эффективности, понимают уровень вклада другого сотрудника в развитие компании

Как сформировать "Показатели эффективности" в Систематор?

Чтобы сформировать "Показатели эффективности" в Систематор для начала необходимо пройти обучающий курс "Показатели эффективности" в разделе "Обучение". Вторым шагом будет формирование показателей эффективности по каждой должности в сформированной оргструктуре компании на основе предоставленных шаблонов показателей эффективности. Третий шаг, обсуждение с сотрудником закрепленного за ним показателя эффективности в оргструктуре компании

Как добавить показатель эффективности сотруднику?

Через его "Функциональные обязанности". Ведь достижение плановых показателей - это одна из обязанностей сотрудника

Я не могу добавить свой собственный показатель эффективности?

При добавлении показателя эффективности сотруднику - вы можете выбрать показатель эффективности из базы, но не можете добавить свой. Для этого - вам нужно добавить написанный вами показатель в базу показателей. И затем выбрать его при добавлении сотруднику из выпадающего списка. В таком случае вашим показателем смогут воспользоваться и другие руководители. Доступ к базе показателей находится в разделе "Панель управления" --> "Показатели". Эта панель доступна только администратору

• Инструмент управления "Еженедельное планирование"

Инструмент управления "Еженедельное планирование"

Как повысить результативность сотрудников с помощью планирования?

Наличие плана позволяет спланировать время для выполнения большего количества задач за день, что отражается на росте эффективности сотрудника. План задач на неделю и день позволяет удержать внимание на текущих задачах и действиях, а не распыляться на потоковые спонтанные задачи теряя эффективность действий

В чем ценность наличия Плана для владельца, директора и руководителей компании?

Руководитель, при согласовании недельного плана сотрудника, адекватно оценивает его загрузку, и понимает какие задачи реально будут выполнены в течение недели. Руководитель сразу видит недозагруженность подчиненного и может добавить задачи для выполнения. Руководитель адекватно оценивает эффективность сотрудника согласно недельному плану, а не предполагает интуитивно, что сотрудник очень загружен или что он ничего не делает. На основании плана руководитель может предполагать уровень результативности и потенциал карьерного развития сотрудника: сколько задач, за какой промежуток времени, какой сложности задачи выполняет сотрудник

Зачем сотруднику планировать свои действия?

Качественное планирование позволяет быть более результативным, достигать больше, чем другие сотрудники. Позволяет сотруднику наращивать сви показатели, что влияет на карьерное и финансовое развитие

Как внедрить еженедельное планирование в Систематор?

Чтобы внедрить еженедельное планирование, для начала необходимо пройти обучающий курс "Еженедельное планирование" в разделе "Обучение". Вторым шагом будет формирование недельного плана сотрудником по каждой функции согласно оргструктуры. Третий шаг - отправка сформированного плана сотрудника на утверждение руководителю

• Технические вопросы

Технические вопросы

Документ в электронном курсе - не редактируется?

Для редактирования файла - вам нужно его сначала скачать себе на ПК (Файл --> Скачать). А затем - редактировать

Электронные курсы - не открываются?

Это - индивидуальный случай. Ведь курсы должны открываться на всех гаджетах. Даже на мобильном телефоне. Обратитесь в нашу службу тех поддержки "Адрес электронной почты защищен от спам-ботов. Для просмотра адреса в вашем браузере должен быть включен Javascript.за дополнительными инструкциями

Где хранятся данные?

Данные хранятся на европейских серверах

Я не могу зайти под своим логином и паролем?

Если вы создавали компанию - ваш логин и пароль есть в ящике входящих писем. Если вашу учетную запись добавили в рамках компании - обратитесь к сотруднику создавшему вашу учетную запись. Если это не помогло - обратитесь в нашу службу поддержки Адрес электронной почты защищен от спам-ботов. Для просмотра адреса в вашем браузере должен быть включен Javascript.

Я не могу зайти в функциональные обязанности/планы/показатели эффективности своих коллег?

По умолчанию - в системе настроены права таким образом, что вы можете видеть функциональные обязанности/планы/показатели эффективности только свои и своих подчиненных. Если у вас есть необходимость увидеть эти инструменты управления других сотрудников - обратитесь к администратору системы для настройки соответствующих прав. Это делается в разделе "Панель управления" --> "Сотрудники". Эта панель доступна только администратору

Как поменять пароль?

Для смены пароля - зайдите в раздел "Профиль". Для этого нажмите на аватарку (в правом верхнем углу экрана) и перейдите в раздел "Безопасность"

Я не могу зайти в планы сотрудника через оргструктуру?

Если вы раньше это могли сделать - то скорее всего проблема в том, что вы сейчас находитесь в систематоре под другой учетной записью (например - под учетной записью своего подчиненного). В таком случае поможет повторный вход в систему

Кто имеет доступ к данным моей компании?

Доступ к данным вашей компании есть только у вас и сотрудников, которых вы сами добавили в систему. Все пароли к учетным записям хранятся на защищенных таблицах баз данных в зашифрованном виде. Мы гарантируем сохранность внесенных вами данных согласно "Политики конфиденциальности"

• Вопросы оплат

Вопросы оплат

Как происходит оплата?

Система электронных платежей находится сейчас в процессе реализации. Поэтому пока что - согласно договора между ТОВ "Систематор" и физ/юр. лицом. За деталями обращайтесь в службу поддержки по почте или по указанным телефонам

Можно ли зарегистрировать больше одной компании? И как оплачивать такие компании?

Да. Вы можете создать неограниченное количество компаний. Также, при наличии более одной компании, вы сможете присваивать сотрудникам несколько компаний одновременно. И у каждой из компаний, сотрудник будет видеть свою структуру, свои обязанности, планы и показатели эффективности. Оплата проводится по каждой компании отдельно

Что произойдет, если я не оплату услуги вовремя?

Сначала - вам придет письменное уведомление с напоминанием оплаты. Если в течении 14 календарных дней оплаты не будет - функции платной системы будут отключены