Владелец бизнеса - как правило самый перегруженный сотрудник компании. К сожалению это факт. Ведь большинство проблем не решается без участия собственника, поэтому каждый ваш рабочий день напоминает работу пожарника, которому нужно потушить одновременно несколько возгораний. И если одно возгорание упустить - оно распространится на другие участки: Для увеличения продаж нужно сфокусироваться на методах поиска новых клиентов, но как? Продавец уволился и нужно ему найти замену, но когда? Ок. Продавец появился и его нужно обучить, но каким образом? В какую отрасль бизнеса не глянь - ты увидишь ряд проблем, на которые нужно обратить свое внимание. А если фокусироваться на одной из них - остальные начинают возгораться с невероятной скоростью. А если позволить себе заболеть - то после выхода на работу можно пожалеть что выздоровел: ком проблем сваливается вам на голову, и единственное что помогает - это проигнорировать несущественные “возгорания”, и сфокусироваться на самых основных пожарах.
Разве на это мы рассчитывали когда уходили с работы наемным сотрудником и мечтали о собственном бизнесе? Однозначно нет. Но почему же тогда у одних получается сформировать бизнес и управлять им, а у других нет? Разве это везение, или удача? Конечно же нет. Это всего-лишь технология - ряд действий, которые нужно совершить для получения запланированного результата.
В этой статье я дам вам эту технологию, описав 3 простых шага, выполнив которые вы гарантированно перестанете быть пожарником на работе. Как показывает практика, инвестируя в систематизацию бизнеса по 1 часу в день, вы уже спустя 1 месяц начнете получать первые результаты, а уже через 2 месяца вы сможете отбить эту инвестицию и высвободить время для будущих достижений:
Шаг 1: Постройте видение своей компании
Что делает каждый из нас перед тем как сесть в автомобиль и поехать на ранее неизвестную нам улицу? Правильно - строит маршрут! Мы определяем где находимся мы, а где улица, на которую мы планируем попасть. Мы понимаем каким маршрутом ехать, когда куда повернуть, как обойти пробки.
А теперь представьте, что вы сидите в автомобиле, и хотите попасть на улицу Старосингиевскую, которая вы даже не представляете где находится. Примерно в таком состоянии находится владелец бизнеса, желающий избавить себя от пожаров, но не знающий как.
Не имея видения - сложно предпринять действие.
Поэтому видение нужно сформировать. К сожалению, человечество еще не придумало системы, позволяющей автоматически построить видение деятельности вашей компании как карту на смартфоне. Но оно уже довольно давно понимает как это видение сформировать. Это - оргструктура компании. При этом оргструктура базирующаяся на функциях, а не конкретных сотрудниках. Потому что функционал сотрудника может менятся. Если провести аналогию с той же картой на мобильном телефоне - то сотрудник - это автомобиль, со временем меняющий свое положение. Функция - это не меняющаяся сущность, как дом на карте. Например, функция “Поиск персонала” была, есть и будет в вашей компании. А сотрудник, который ее будет выполнять - может быть изменен.
Только после того, как будут определены функции - мы можем определить кто в компании какую функцию должен выполнять. Такую структуру всегда можно дополнить, улучшить и оптимизировать.
Как выполнение этого шага поможет избавиться от необходимости постоянно тушить пожары:
А теперь представьте себе ситуацию, когда к вам обращается руководитель службы финансов, у которого увольняется очень важный специалист. А при этом в оргструктуре есть сотрудник, ответственный за поиск персонала. Будете ли вы решать возникшую ситуацию? Конечно же нет! Ведь у вас в команде есть человек, ответственный за поиск. Или еще более распространенная ситуация, когда руководитель говорит вам что не может выполнить поставленную вами задачу потому что у него в команде уже месяц нет нового специалиста. Обратился ли руководитель к сотруднику ответственному за поиск? Сформировал ли он ему запрос? Добился ли результатов? Если нет, то почему? И вообще, зачем вам вникать в проблему и решать ее, если для этого есть руководитель имеющий проблему и сотрудник, который может ее решить?
Шаг 2: Определить продукты для каждой функции
В систематизации бизнеса определение продукта имеет ключевое значение. Продукт - этот тот завершенный результат труда (как физического, так и интеллектуального), за который потребитель этого продукта готов отдать что-то взамен - другой продукт или чаще деньги. Например, обувь - это продукт. И если у нас ее нет - мы готовы за нее заплатить. Подошва без ботинка - для нас, как людей покупающих обувь для носки, не представляет никакой ценности, и для нас это не продукт. Скорее всего такое изделием мы просто выбросим в мусорку. Тогда когда для сапожника - это продукт, и он готов за этот продукт отдать взамен деньги. Сапожник сделает из этого полуфабриката пару красивой и удобной обуви. И это - его продукт за который покупатель готов будет заплатить.
Какое отношение имеет продукт к тушению пожаров? - самое прямое. Ведь когда к вам приходят сотрудники со своими проблемами перекладывая на вас ответственность - они предоставляют полуфабрикат. Вы же не купите в магазине обувь без подошвы, или даже шнурков? Так почему вы вынуждены платить сотрудникам за предоставление полуфабриката?
Выполнение любой без исключения функции имеет свой продукт - то есть тот завершенный результат труда, который вы ожидаете получить от сотрудника. Парадокс состоит в том, что зачастую мнение о своем продукте у сотрудника и у вас - отличаются. И приходя к вам с очередной порцией проблем - сотрудник может быть уверен что это и есть его продукт! Не верите? Спросите у любого сотрудника, каков его продукт. Ответ будет отличаться от вашего представления.
Как выполнение этого шага поможет избавиться от необходимости постоянно тушить пожары:
Очень просто. Типичная ситуация: Запрос сотрудника к владельцу с просьбой подсказать, какой пост для сториз стоит написать в инстаграме и какой для этого дизайн выбрать. Почему владелец бизнеса должен думать над тем, что должен предоставить подчиненный? Возможно подчиненный считает что его продукт это “Опубликованные посты в инстаграм на основании идей и предложений владельца” - тогда он и будет думать что он большой молодец, что отвлекает владельца от действительно важных задач. А если бы у подчиненного был указан такой продукт, как “Привлекательные посты в инстаграм, побуждающие желание перейти на сайт и приобрести продукцию компании, публикующиеся минимум 2 раза в неделю” - то сотрудник не будет озадачивать владельца запросами, критерии которого заведомо определены, а будет просто выполнять свою работу. К тому же, если в неделю будет публиковаться менее 2-х постов - то сотрудник будет осознавать, что не достигает выполнение своего продукта в полной мере, и у руководителя, владельца и других сотрудников будут к нему серьезные вопросы.
Шаг 3: Определите обязанности сотрудников в разрезе выполняемых ими функций
Обязанность - это определенный ряд действий, возложенных на сотрудника и безусловных для выполнения. Они должны быть обязательно закреплены на носителе. Раньше - на бумаге. Сейчас - это может быть документ или Systemator:
Если обязанности не будут нигде закреплены - то они не будут выполняться на постоянной основе. Устная передача обязанностей всегда сопровождается ручным управлением и постоянным напоминанием об обязанностях и убеждением в том, что это обязанности именно того сотрудника, который их не выполняет.
Для того чтобы уйти от вечного тушения пожаров - нужно передать эту обязанность другим. Да, это странно звучит, но что мешает передать обязанность “Решать все возникающие проблемы в области работы торговых точек” руководителю отдела продаж?
Каждая обязанность также может иметь определение своего продукта. По тем же причинам, которые описаны во втором шаге. Продуктом выполнения обязанности “Решать все возникающие проблемы в области работы торговых точек” может быть “Привлекательные и работоспособные торговые точки, стабильно покрывающие расходы на свое содержание и приносящие прибыль”
Как выполнение этого шага поможет избавиться от необходимости постоянно тушить пожары:
Самым прямым образом. Если для каждого сотрудника будут определены обязанности - то во-первых, у вас появится возможность качественно делегировать те задачи, которые перегружают вас как предпринимателя и не дают вам выполнять функции предпринимателя.
Во-вторых - большинство тушений пожаров имеют прямое отношение к деятельности того или иного подразделения. И если у каждого руководителя одного из основных подразделений тушение пожаров будет обязанностью - то их станет на порядок меньше.
На первый взгляд может показаться что систематизация - это длительный и трудоемкий процесс. Это действительно так, если делать все с нуля, не имея подобного опыта.
Если хотите ускорить этот процесс в десятки раз - воспользуйтесь шаблонами универсальной оргструктуры и проработанных функций в нашем решении SYSTEMATOR. Все что останется сделать - это адаптировать шаблон под нужды своего бизнеса. Хотите все сделать еще быстрее? Воспользуйтесь услугами нашего бизнес-консультанта, который в разы ускорит процесс и позволит избежать типичных ошибок в систематизации бизнеса.
Вы хотите систематизировать бизнес, уйти от тушения пожаров, не выделяя на это ни времени, ни сил? У меня для вас плохая новость - вы так и будете хотеть и ничего не изменится.
Конечно, может показаться, что есть какая-то “волшебная пилюля”, позволяющая уйти от тушения пожаров одним щелчком пальцев или нажатием кнопки мышки. Все такие рекомендации - мотивируют, побуждают поменять отношение к ситуации и иногда предпринять какие-то действия. Но это - не технология, а всего-лишь красивая иллюзия быстрого решения проблемы. Ведение бизнеса - это нелегкое ремесло, нуждающееся в системном подходе. И только при наличии системы в бизнесе можно дать три простых и при этом действенных рекомендации по тому как перестать вечно тушить пожары в бизнесе:
Если есть пожары - значит нет делегирования.
Правильное делегирование порождает ответственность в сотрудниках.
Хочешь делегировать одну обязанность или целую функцию - закрепи это в оргструктуре, объясни, проверь, правильно ли выполняются действия и отпусти, осуществляя периодический контроль.
И главная рекомендация - создавайте надежную систему управления бизнесом. А Systemator вам в этом поможет!
