Стоит уехать в отпуск и бизнес тут же разваливается частям!
Создается впечатление, что сотрудники специально саботируют всю работу до моего приезда, а эффективная работа происходит только в моем присутствии!
Я думаю вам знакома подобная боль предпринимателя. Почему так? Почему сотрудников нужно постоянно контролировать? Как нужно контролировать сотрудников, чтобы задачи выполнялись вовремя, без указаний и напоминаний со стороны руководителя? Давайте разбираться!
Что такое “контролируемый сотрудник” и что-именно нужно контролировать?
Очень часто под контролем в несистемных компаниях подразумевается такой процесс: Руководитель подходит к сотруднику и смотрит чем он занят. Если он делает одну из рабочих операций - значит он работает. Все, контроль выполнен. Один из подвидов подобного контроля называется “чайка менеджмент” - “прилетел, наорал, насрал, опять наорал и улетел” ???
Такой вид контроля никак не связан с результатами. Он только говорит о том, что сотрудник учится хорошо имитировать бурную деятельность когда видит своего руководителя на горизонте. А когда руководителя нет - то можно не напрягаться. А в итоге, когда приходит время отчитаться о результатах выполнения задач - сотрудники красиво объясняют почему они их не достигли.
Эффективная система контроля сотрудников - это когда мы контролируем не деятельность сотрудников - а РЕЗУЛЬТАТ.
Контроль результата - это тот контроль, с которым должен быть согласен любой нормальный, вменяемый и результативный работник. Причем как руководитель (контролирующий), так и подчиненный (контролируемый).
Как контролировать результат а не сотрудников?
Принцип контроля результата заключается в том, что сотрудник сам формирует плановый результат который будет достигнут к концу недели. А затем - стремиться его достичь. Последовательность следующая:
- Сотрудник определяет плановый (числовой) показатель своей эффективности на неделю и плановые задачи, которые он будет выполнять на протяжении недели в разрезе каждого дня. Так это выглядит в Systemator:
- Этот план он отправляет руководителю на утверждение. План может быть как на бумаге, так и например в гугл-документах. Самый удобный способ - Systemator;
- Если загрузка сотрудника объективная и все задачи подразделения учтены - руководитель утверждает план. При необходимости - он может его подкорректировать;
- Подчиненный каждый день на протяжении недели выполняет собой-же сформированные задачи и отмечает их в своем плане как выполненные. Так это выглядит в Systemator:
- Если сотрудник не выполнил задачу - он прописывает те задачи, которые он выполнял в это время вместо запланированной;
- Руководитель контролирует выполнение задач (промежуточный контроль). Если планы ведутся в гугл-диске или сервисе Systemator - то контроль может быть и без личного контакта руководителя с подчиненным. Если сотрудник системно не выполняет поставленные задачи - руководитель может назначить ему ежедневную координацию по плану дня (планерку). Или проводить ее несколько раз в неделю;
- В конце недели сотрудник отмечает факт по достигнутому показателю эффективности в числовом выражении и формирует план на следующую неделю;
- Руководитель анализирует факт по выполненным задачам и достигнутому показателю прошлой недели (финальный контроль), и утверждает план на следующую. Процесс повторяется еженедельно
Вывод
- Контроль за личностью - неэффективный контроль, превращающийся в постоянную имитацию бурной деятельности. Контроль за результатами - эффективный контроль, который превращается в самоконтроль. Ведь когда сотрудник сам заявляет свои планы - то он сам заинтересован их достичь! Особенно зная, что ему в конце недели нужно за них отчитаться. В итоге такой системный подход к контролю результатов, а не личности - намного продуктивнее, эффективнее и что самое интересное - намного легче и понятнее. Как для руководителя, так и для самого сотрудника.
- Такой контроль легко внедрить в компании при системном подходе к ведению бизнеса. Ведь если есть оргструктура - есть понимание кто чьи планы одобряет и контролирует. Если есть функциональные обязанности - есть понимание задач которые стоит ставить на неделю и туда-же прописываются обязанности по ведению плана, его утверждению и отметкам о выполнении задач. И если есть показатели эффективности сотрудника - то соответственно их можно запланировать и в конце недели сравнить факт с планом.
- После перехода компании на системное ведение планов и контроль результатов - этот процесс становится неотъемлемой частью деятельности компании: все задачи прозрачны, ничего не упущено из-виду, все руководители вооружены инструментом управления своими подчиненными. А принцип контроля устраивает как руководителей, так и подчиненных. Так как все задачи заранее определены, и сотрудник не ощущает стресса от того, что сейчас какая-то задача упадет ему на голову.
- Владелец - может спокойно уехать из офиса или в отпуск, а продажи будут стремиться к плановым показателям; все задачи будут выполняться вовремя; клиенты довольные; сотрудники удовлетворены работой в системной компании. Вот он - пример системного бизнеса. И вы в состоянии его построить!
А если вы еще думаете, где же взять эту оргструктуру и как вести эффективное планирование и контроль выполнения задач - регистрируйтесь в Systemator. Освободитесь от ручного контроля раз и навсегда!
