Вечный вопрос любого предпринимателя:
Как сформировать команду сильных специалистов, которые будут разгружать его, а не нагружать еще больше новыми проблемами?
И как потом эту команду контролировать, чтобы бизнес, работал как часы и все шло так, как он, предприниматель, задумал?
Ответы на эти вопросы мы изложили в этой статье.
Что такое команда?
У слова команда есть много определений. Например Wikipedia дает такое:
И это отличное определение, но почему-то крайне трудно-внедряемое в реальный бизнес. Поэтому мы дополнили определение команды, сделав его более применимым к бизнесу.
Мы в Systemator предлагаем такое определение команды.
Команда - это совокупность зависимых друг от друга людей, объединенных одной целью, понимающих кто и за что отвечает, а также знающих какой продукт/результат от их деятельности ожидают другие члены команды.
Например, футбольная команда: У них есть общая цель (выиграть матч), все знают кто за что отвечает (левый/правый нападающий, левый/правый защитник, вратарь) и каков продукт от них ожидают другие члены команды (тактика игры, обозначенная тренером перед матчем). Эту группу людей можно назвать командой.
Спортсмены представляющие страну на олимпиаде это не команда, а “сборная”. Так как они хоть и имеют общую цель и зоны ответственности, они практически независимы друг от друга. Один спортсмен может выиграть золотую медаль, тогда когда второй - занять последнее место.
И так, мы с вами определили критерии команды:
- единая цель;
- зависимость друг от друга в достижении цели;
- понимание кто и за что отвечает;
- понимание какой продукт/результат ожидают от деятельности каждого другие участники.
Если в команде будет соблюдено эти четыре критерия - каждый ее член, выполняя свою часть работы будет вовлечен в общий результат и будет беспокоиться о нем. Ведь если кто-то облажался - то все труды других будут напрасны.
Очень часто руководители по ошибке фокусируются на подборе и развитии сильных независимых игроков “сборной”, не стараясь превратить их в команду. А потом удивляются, почему эти гуру своего дела не могут найти общий язык и почему руководители должны гасить конфликты, разруливать работу и постоянно пинать сотрудников для выполнения тех обязанностей, которые они считают что выполнять не должны.
Как построить эффективную команду?
1. Определите общую цель ведения бизнеса
Цель - это вектор для будущих действий команды. Цель должна команду заряжать, мотивировать, вдохновлять. Очень важно чтобы цель была на виду у всех членов команды. Например, в Systemator, цель записана в верхней части экрана, и ее видно на всех страницах системы:
2. Определите, кто за что отвечает в команде
Разделите функции между ее членами. На первый взгляд может показаться что логичнее иметь универсальных солдат, способных выполнять все функции. Но это не так. Ведь если сотрудники могут выполнять все, то это значит что они не узкопрофильные специалисты, способные делать свою работу быстрее и качественнее других. Например, у вас в интернет магазине есть три продавца, которые в свободное от работы с клиентами время занимаются продвижением товара в инстаграм. В итоге у вас есть три продавца, которые в свободное от звонков время вместо звонков клиентам занимаются публикацией не очень качественных постов. При этом у вас нет ни одного специалиста взявшего на себя ответственность за качественное продвижение товара в соцсети.
Конечно, сотрудники могут помогать и заменять друг-друга. Но зоны ответственности должны быть закреплены.
Вот так разделение труда выглядит в оргструктуре Systemator. Также обратите внимание что у каждой функции есть определение ее продукта, что помогает специалистам фокусироваться на действительно важных вещах:
3. Наладьте понимание между сотрудниками
В команде должна быть прозрачна загрузка и обязанности каждого сотрудника. Если вы попытаетесь все завязать на себе, скрывая загрузку и обязанности каждого подчиненного от его коллег - то ваша потенциально сильная команда превратиться в группу бездумно следующих за лидером сотрудников. В итоге каждый член такой команды захочет быть ближе к лидеру, из-за чего атмосфера в коллективе будет напряжена и неблагоприятна.
Как выстроить это понимание? - можете начать с проведения утренних пятиминуток или недельных координаций, на которых каждый сотрудник:
- отчитывается за свои результаты прошлого периода;
- докладывает о плановых результатах будущего периода;
- говорит что от кого ему нужно, чтобы достичь планового результата.
Этого простого и быстрого мероприятия достаточно для того, чтобы сотрудники поняли что они в одной лодке, и только командная работа поможет им плыть дальше.
4. Определите кто за что отвечает в числовом эквиваленте
Любую выполняемую функцию в команде можно измерять в цифрах за период. Продажи - в деньгах. Продвижение в соцсети - в охвате аудитории. Проведение мероприятия - по опросу уровня удовлетворенности заказчика. И т.д. Определение и фиксация этих числовых результатов работы - значительно повышают ответственность за результат у каждого сотрудника.
Другими словами, у каждой функции команды должен появится измеримый показатель эффективности ее выполнения. Например, так в Systemator выглядит показатель эффективности выполнения функции “Поиск персонала”:
Также, для команды нужно определить общий показатель эффективности (по аналогии с количеством забитых голов в футболе). На этот показатель в той или иной мере должен влиять каждый член команды. Для нашего примера с продавцами - это общая сумма продаж. Для HR специалистов с последнего примера - это стоимость закрытия одной вакансии:
Это и есть показатель эффективности руководителя команды.
Как контролировать команду?
Есть четыре базовых инструмента построения и дальнейшего контроля команды:
1. Оргструктура - поймите с кем в команде вы вообще играете и кто вам нужен для полноценного развития бизнеса:
Организационная структура - определяет несколько вещей, жизненно необходимы для сильной команды:
- Кто вообще играет в команде. Для малого бизнеса это звучит смешно, но вот в крупных компаниях это бывает действтиельно проблемой. В одном из бизнесом клиента Systemator после внедрения орг.структуры оказался сотрудник, которого никто, кроме его соседей по кабинету не знает. А все это время ему выплачивалась зарплата.
- Кто за что отвечает и какой результат, нужно достичь каждому сотруднику. Детальнее о построении оргструктуры можно узнать пройдя наш бесплатный электронный курс встроенный в Systemator.
- Какие еще игроки нужны в команде, чтобы бизнес развивался. Часто без оргструктуры получается так, что в бизнесе есть "теневые функции", они как бы есть и нужны, но за них почему-то никто не отвечает. Или если за них кто-то отвечает, то часто это не совсем компетентный в вопросе человек: например за бухгалтерию может отвечать старший кассир, что приводит к тому, что функция работает со сбоями.
- Кто в команде перегружен и недогружен. Вы встречали, когда-нибудь в футболе, чтобы человек был одновременно и нападающим, и защитником, и вратарем? А вот в бизнесе такое происходит запросто! В итоге ряд ключевых игроков настолько перегружены разными второстепенными для них функциями, что начинают косячить в своих основных. А другие наоборот, на легкую выполняют только одну функцию и легко могли бы забрать часть функций с перегруженных сотрудников.
- Понимание, как нужно поменять структуру команды. В процессе управления командой вы контролируете и наблюдаете за выполнением функций согласно оргструктуры и при необходимости - инициируете ее изменение. Типичное заблуждение руководителей: “Оргструктуру может менять только владелец бизнеса” - это не так. Предложения к улучшению распределения труда в команде - это базовая обязанность руководителя любого уровня!
2. Функциональные обязанности - определите, что конкретно должен делать и за что отвечать каждый игрок в команде:
Это инстурмент необходим для командной игры также, как разные позиции и роли игроков в футболе и является неотъемлемой частью в процессе создания команды. Именно поэтому после оргструктуры пользователи Systemator распределяют функции, выполняемые сотрудниками.
Функциональные обязанности позволяют четко разграничить за что отвечается Вася, а за что Петя. Чтобы внутри команды не было конфликтов и недопониманий, возникающие из-за переваливания ответственности друг на друга. Имея описанные функциональные обязанности - руководитель может контролировать их выполнение и загрузку конкретных игроков в команде. Понимая какие функции выполняет тот, или иной человек руководитель может играть обязанностями, давая больше отвтетственности тем, или иным игрокам, или наоборот забирая ее у перегруженных сотрудников.
Не имея описанных функциональных обязанностей у руководителя появляется логичный вопрос к сотрудникам, чем они заняты на работе? Ведь непонятно: выполнение каких обязанностей отдельных сотрудников ему нужно контролировать. Аналогичный вопрос появляется и к самому руководителю - чем он занимается в рабочее время, если его работа контролировать выполнение обязанностей сотрудников?
3. Показатели эффективности - выявите сильных и слабых игроков:
Мы о них говорили выше. И это пожалуй ключевой инструмент в создании сильной команды. Это как счет в любой спортивной игре: нет счета - нет игры. И разделают всегда 2 вида счета: командный и личный. Именно поэтому показатели эффективности просто необходимы руководителю, ведь этот инструмент помогает своевременно обнаруживать слабых игроков.
Почему команда рушится или почему команда не является командой? Потому что в команде появляется 1 или 2 слабых игрока, результаты работы которых - неудовлетворительные. Это ухудшает общие результаты команды и демотивирует сразу всех.
Если в команде не будет персональных показателей эффективности - то руководитель, как правило, даже не заметит кто конкретно является слабым игроком, так как неэффективные сотрудники зачастую самые милые и отзывчивые подчиненные. В это же время участники команды, в отличии от руководителя, видят, что есть пара неэффективных игроков и с ними ничего не делают. Это деморазлизует тех, кто готов работать и показывать выдающиеся результаты. И на этом команда заканчивается. И либо члены команды начинают искать новую работу, либо же они просто работают сами на себя без участия в команде.
Systemator позволяет при помощи показателей эффективности таких слабых игроков обнаруживать и получить факты, чтобы воздействовать на них и либо усилить их, либо заменить на лучших игроков.
4. Еженедельное планирование:
Планы - это первая точка контроля за работой сотрудников. То, что не запланировано - то точно не будет выполнено. Именно поэтому в Systemator функция еженедельного планирования была создано одной из первых. Она позволяет шаг за шагом приближать команду к общей цели. Если нет планов - нет развития, зато есть хаос, что для бизнеса равно началу конца.
Имея планы можно проводить качественное координирование действий сотрудников, когда они докладывают о своих результатах за прошлую неделю, планах на текущую, и о том что им нужно от других членов команды, или отделов. Когда результаты деятельности каждого члена команды становятся очевидными - то появляется коллективная ответственность. Это все формирует команду, и позволяет ей влиять на слабых игроков и требовать от них определенных результатов или действий. Либо это уже будет основанием для того чтобы команда обратилась к своему руководителю с возникшей ситуацией и требованием ее решить.
Также еженедельные планы позволяют понять, кто есть кто в команде. Часто сотрудники наших клиентов заявляют, что они перегнужены и не могут брать на себя больше и требуют повышения зарплаты. Но после внедрения Systemator эти же сотрудники не могут набрать себе и 20 часов загрузки на неделю! Причем даже из этих 20 часов не все планы выполняются, а требования повышения зарплаты уже есть. Другими словами комания работает максимум на 50% своей мощности и компания переплачивает в 2 раза за своих же сотрудников.
Запомните: Чем больше в команде слабых игроков - тем больше владелец вынужден навешивать на себя функций и обязанностей. И наоборот: чем больше владелец будет навешивать на себя функций и центрировать все на себе - тем слабее будет команда и игроки в ней! Эта статья призывает задуматься над важными вопросами организационного характера: А есть ли в моей команды цель? Разделены ли в ней функции? Очевидны ли результаты каждого? Может ли команда повлиять на результат? Может быть создание сильной команды заключается в создании условий для ее формирования? А если будут созданы все условия - то и группа абсолютно разных людей может стать самой сильной командой вашей мечты!
