Бизнес - это люди, процессы и ресурсы. Эти составляющие начинают приносить существенный доход лишь после того, как люди начнут отвечать за определенные процессы и ресурсы (функции бизнеса). Пока люди делают просто работу - бизнес никогда не начнет расти и масштабироваться, а собственник будет оставаться в заложниках у своих сотрудников, занимаясь тушением пожаров и доделывая работу вместо них. Ведь поскольку если люди не отвечают за определенные процессы или ресурсы, то за них отвечает собственник.
Но как же организовать работу так, чтобы все функции выполнялись без лишнего “пинка” или наставления со стороны владельца бизнеса? Для этого важно определить кто конкретно и за что конкретно отвечает, кто кому подчиняется и какой продукт должен принести в компанию каждый сотрудник. Мы сейчас говорим об оргструктуре. Только не о простой схеме подразделений компании, а о полноценном и функциональном инструменте управления, способном навести порядок в распределении труда и добиться максимального эффекта от работы всей команды.
Ниже изложены простые шаги, выполняя которые вы сможете сформировать такую структуру самостоятельно:
Шаг 1: Определите миссию, видение и цель своей компании
Для построения эффективной оргструктуры в первую очередь нам нужно определить цель работы бизнеса. Цель задает вектор для будущих действий. Например, цель вашего бизнеса:
Покрыть всю страну кофейными магазинами, предоставляющими самый лучший кофе, с безупречным обслуживанием и по конкурентной цене
Вот так выглядит миссия в интерфейсе Systemator:
Если при этом на вашей оргструктуре не будет функций, способствующих достижению этой цели (таких как например поиск альтернативных поставщиков, контроль качества обслуживания или мерчендайзинг) - то такую оргструктуру нельзя будет назвать качественной и эффективной. Она как-то будет работать, но не будет стимулировать бизнес к его развитию и масштабированию.
Шаг 2: Разделите понятия “Владелец бизнеса” и “Исполнительный директор”
В первую очередь - это разделение должно произойти в голове владельца бизнеса. Затем - в оргструктуре. Ведь зачастую, владелец не видит разницы между этими понятиями, из-за чего выполняет одновременно обе функции перегружая себя и не понимая как выйти из рабочей рутины.
Владелец отвечает за развитие компании и ее безопасность, директор - за текущее операционное управление. Эти функции как правило несовместимы - операционка всегда побеждает мечты о будущем, так как проблемы угрожают деятельности компании здесь и сейчас. “В тот момент когда горит крыльцо дома вы не будете думать про постройку еще одного этажа”. И если владелец бизнеса не примет решение разделить функции владельца и функции исполнительного директора, то ему будет очень сложно развивать свою компанию и выводить ее на новый уровень.
Именно поэтому в оргструктуре должно быть четкое разграничение между стратегическим развитием (за которое ответственен директор по развитию) и операционным управлением (за которое ответственен операционный или исполнительный директор). И ничего страшного нет в том, что вы еще не готовы к такому ответственному и волевому решению - принять на эти две должности двух отдельных директоров. Ведь если ваш бизнес на текущий момент недостаточно систематизирован - то это действительно кажется невозможным. При этом главное - поставить себе такую цель, и зафиксировать ее в оргструктуре. В таком случае роль директора по развитию и операционного директора будет закреплена на какое-то время за вами, вы будете помнить что занимаетесь рутиной не навсегда, а у членов вашей команды появится стимул к росту на эти позиции.
Со временем - вы внедрите инструменты управления и выведете свою компанию на новый уровень организованности и управляемости. И пока что “невозможный” найм исполнительного директора - превратится во вполне реальную передачу инструментов управления в руки человека, который этого заслуживает.
Шаг 3: разделите деятельность компании на основные структурные подразделения
Помните детскую загадку “Как съесть слона” - ответ был “По частям”. Так как целиком проглотить его невозможно, вам следует разделить его на несколько составных частей, чтобы съесть каждую из них по очереди. Так вот: Представьте что ваша компания - это большой слон. И вам нужно разделить его на отдельные части. И как у слона есть голова, туловище, лапы и хвост, так и в вашей компании есть такие составляющие, как продажи, финансы, производство и так далее. При этом очень важно не упустить какую-либо весомую часть вашей компании. На сколько частей стоит делить, спросите вы - с точки зрения управления, один человек не может эффективно управлять более чем 5-ю (+/- 2) различными подразделениями. Соответственно, если вы хотите поручить управление операционной деятельностью одному человеку, тогда составных частей оптимально должно быть не более 7-ми.
Шаг 4: Укажите выполняемые функции внутри подразделения
Имея названия подразделений, нам нужно понять, какие функции должны быть выполнены для того, чтобы его достичь. По сути - мы берем одну часть слона и продолжаем делить ее на более мелкие части, а их в свою очередь - еще на меньшие составляющие.
На этом этапе у вас может возникнуть вопрос: по каким критериям стоит делить слона дальше? Вы можете это сделать по последовательности выполнения технологического процесса (например погрузка товара на склад, учет товара, и отгрузка товара со склада). Также вы можете разделить одну функцию по типам клиентов (например сервисное обслуживание для розничных, оптовых и корпоративных клиентов). Важнее всего - чтобы в разделении функции на составляющие прослеживалась логика. А какая именно - зависит от того, какую именно функцию вы разделяете. Например в шаблоне оргструктуры Systemator, функции финансовой службы выглядят следующим образом:
Шаг 5: Распределите имеющийся кадровый ресурс
Имея организационную структуру, распределите по ней имеющихся сотрудников.
Для этого определите, кто из имеющихся сотрудников будет руководить сформированными подразделениями и кто за какие из указанных функций будет отвечать. Обязательно впишите фамилии ответственных сотрудников в оргструктуру.
При этом не стоит волноваться о том, что фактическое количество сформированных функций внутри подразделения будет больше количества сотрудников. Ведь один сотрудник может выполнять несколько функций даже в разных подразделениях и с разными руководителями и это нормальная практика в организации труда. Возможно в будущем, вы решите передать конкретную функцию другому сотруднику. И при таком построении оргструктуры это можно будет сделать довольно легко.
Шаг 6: Выпустите приказ о внедрении оргструктуры и разместите ее в доступном для всех месте
Финальный шаг - донести обновленные принципы разделения труда всем сотрудникам. Оргструктура - должна стать для сотрудников ЕДИНЫМ и НЕОСПОРИМЫМ местом, где указано кто за что отвечает и кто кому подчиняется. Для этого, нужно выпустить приказ о внедрении оргструктуры и обязательном следовании указанным в ней принципам работы.
Также, оргструктура должна появится у всех сотрудников на виду. Бумажная версия - это не самый удачный вариант. Так как постоянное ее изучение сотрудниками и периодические ее изменения со временем приведут ее в нечитабельный вид. Поэтому лучше всего хранить ее в электронном виде в сетевой папке, сервисах типа miro.com или draw.io. Но лучше всего - сформировать ее в специализированном web-решении systemator.pro:
Имея оргструктуру с перечнем всех выполняемых в компании функций - у вас появляется возможность распределять трудовой ресурс и находить самые эффективные принципы разделения труда. Например:
- Сергей Иванович отвечает за производственные подразделения и склады, но при этом на складе беспорядок? - передайте управление складами Юрию Алексеевичу;
- Амбициозный маркетолог, Ирина Алексеевна отлично справляется со своими функциями? - вы можете добавить ей, например, функцию PR-а;
- Алина Сергеевна хорошо выполняет свои функции и при этом требует повышение ЗП? - предложите ей изучить структуру и найти в ней те функции, которые она могла бы выполнять за прибавку в заработной плате;
- У вас появились планы по выходу на зарубежный рынок? - добавьте функцию экспорта в оргструктуру, и найдите ответственного за ее выполнение;
- Уволился “универсальный солдат”, выполняющий много функций, Игорь Александрович? - не проблема. Временно распределите его функции между сотрудниками. Возможно, кто-то будет выполнять его функции лучше, и тогда вам не нужно искать дорогостоящего специалиста на рынке труда. Ведь вы сможете нанять специалиста без опыта, который разгрузит того, кто подошел на вакантную функцию Игоря Александровича
Сформировав оргструктуру на основе функций компании - вы удивитесь той силе изменений, которой она будет обладать. А начав ею пользоваться - вам сложно будет представить, как вы вели бизнес без нее.
Помощь в формировании оргструктуры
Мы не понаслышке знаем, каких усилий стоит проектирование оргструктуры с нуля. К тому же, большинство предпринимателей так заняты операционкой, что им некогда даже задуматься о всех тех функциях, которые должны выполняться в успешно развивающейся компании. А в результате отсутствия важных функций ваша компания может расти медленнее, чем рынок.
Поэтому, для облегчения проектирования вашей собственной оргструктуры, мы подготовили для вас уникальный шаблон с проработанными функциями, которые должны присутствовать в большинстве компаний. Также, у вас будет возможность посмотреть 40-минутный обзор шаблона, в котором он детально разбирается.
Помимо шаблона универсальной оргструктуры и его обзора - вы сможете пройти 40-минутный электронный курс по формированию оргструктуры, который наглядно поможет вам понять принципы ее построения. И это все абсолютно бесплатно на неограниченный период. Все что нужно сделать для этого - зарегистрироваться на сайте systemator.pro
